Quels sont les outils indispensables pour un facilitateur efficace ? comment ces outils ont-ils évolué suite à la pandémie de covid-19 et l’adoption des séances à distance ou hybrides
Dans cet article, le CLICK, le CETIC, Design Innovation et le Centre de compétence Forem Business se sont réunis pour explorer ces questions et vous offrir, dans un premier temps, une analyse de différents outils. Découvrez, dans un second temps, des études de cas pratiques qui combinent ces outils, tels que les séances d’idéation et le Business Model Journey, pour vous inspirer et vous guider dans votre pratique de facilitation.
Par François Rocca (CLICK), Laurie Ceccotti (CETIC), Lucrezia Dibattista (CETIC), Bérengère Nihoul
(CETIC), Chistophe Ponsard (CETIC), Romain Weber (stagiaire CETIC) et Thomas Feron (Design innovation /
Centre de compétence Forem Business).
L’idéation est une phase cruciale du processus de réflexion sur la conception, qui consiste à générer un grand nombre d’idées et à explorer des solutions potentielles. En tant que facilitateur d’une session d’idéation, il peut être difficile de gérer et d’engager un groupe diversifié de participants, en particulier dans un environnement distant ou hybride. Heureusement, il existe de nombreux outils de communication, de tableaux blancs virtuels et d’écriture collaborative qui peuvent aider un animateur à organiser et à gérer efficacement une session d’idéation, de sa préparation à la synthétisation des résultats. Dans cet article, nous allons explorer comment ces outils peuvent être utilisés pour soutenir un facilitateur et l’aider à organiser une session d’idéation engageante, productive et efficace.
Nous aborderons trois catégories d’outils : les outils de communication à distance, les tableaux blancs et les outils de rédaction collaborative. Avant de présenter quelques cas pratiques d’utilisation, nous listerons quelques outils de présentation de quiz et autres, afin de dynamiser les séances. Ces outils ont été choisis en raison de leur popularité parmi les facilitateurs et de leur capacité à répondre aux besoins spécifiques liés à l’animation et à la gestion des sessions d’idéation à distance. En effet, nous avons réalisé un sondage auprès de nos collègues et partenaires actifs dans la facilitation afin d’avoir une vision élargie des pratiques sur le terrain. Préparez-vous à découvrir les fonctionnalités clés et les avantages de chaque outil sélectionné, ce qui vous permettra de faire un choix éclairé en fonction des besoins spécifiques de votre équipe et de vos objectifs d’idéation.
Communication
Dans le contexte actuel où les réunions et les sessions d’idéation se déroulant à distance ou en hybride sont devenues une pratique courante, les outils de communication sont devenus essentiels pour faciliter la collaboration et l’interaction entre les participants. Que ce soit pour des séances d’idéation entièrement virtuelles ou en mode hybride, les facilitateurs ont besoin de solutions efficaces pour maintenir l’engagement et encourager la créativité des participants, peu importe leur localisation géographique. Dans cet article, nous explorerons en détails certains des outils de communication les plus utilisés par les facilitateurs, ainsi que ceux offrant des fonctionnalités différentes pour animer et gérer les sessions d’idéation. Rappelons que même si ces outils facilitent grandement la communication à distance, cela ne remplacera jamais les échanges et l’énergie partagée en présentiel.
Nous présenterons différents outils de communication qui se sont révélés particulièrement précieux dans le contexte des séances d’idéation : la communication écrite par chat, les audioconférences et vidéoconférences, ainsi que les espaces numériques d’équipe. Nous avons dressé un comparatif de ces outils les plus utilisés selon notre enquête auprès de facilitateurs. Outre les caractéristiques indispensables à comparer comme le prix et le nombre d’utilisateurs, nous en avons retenu quelques-unes permettant de faciliter le travail de l’animateur comme le partage d’écran, l’enregistrement et la création/gestion de salles de travail.
| Outil | Participants Max | Partage d’écran | Enregistrement | Salles de travail | Coût |
|---|---|---|---|---|---|
| Microsoft Teams | 10 000 | Oui | Oui | Oui | Payant (avec une version gratuite disponible) |
| Zoom | 1 000 | Oui | Oui | Oui | Payant (avec une version gratuite disponible) |
| Jitsi Meet | Illimité | Oui | Oui | Oui | Gratuit |
| Gather.Town | Variable | Oui | Non | Oui | Payant (avec un essai gratuit disponible) |
| Airmeet | 1 000 | Oui | Oui | Oui | Payant (avec une version gratuite disponible) |
| Google Meet | 250 | Oui | Oui | Oui | Gratuit |
| Discord (video call) | 50 | Oui | Oui | Oui | Gratuit |
Voici un bref comparatif des outils de communication que nous avons abordés, en mettant en avant leurs points de distinction, ainsi que leurs avantages et inconvénients principaux :
Microsoft Teams
Points de distinction : Intégré à l’écosystème Microsoft, offre une suite complète de fonctionnalités de communication et de collaboration pour les équipes.
Avantages : Intégration étroite avec les outils Microsoft, chat écrit, appels audio et vidéo, partage de fichiers, fonctionnalités de réunion avancées, sécurité et confidentialité.
Inconvénients : Interface parfois complexe, nécessité d’une licence payante pour accéder à toutes les fonctionnalités, certaines fonctionnalités moins intuitives pour les nouveaux utilisateurs.
Zoom
Points de distinction : Réputé pour sa simplicité d’utilisation et sa qualité audio/vidéo.
Avantages : Facilité d’utilisation, qualité audio/vidéo fiable, fonctionnalités d’appels audio et vidéo, partage d’écran, intégration avec des outils de productivité, option d’enregistrement des réunions.
Inconvénients : Limitation de la durée des réunions pour les comptes gratuits, sécurité et confidentialité remises en question dans le passé, nécessité d’un compte payant pour certaines fonctionnalités avancées.
Jitsi Meet
Points de distinction : Open source, offre des fonctionnalités de visioconférence gratuites sans nécessiter d’inscription.
Avantages : Facilité d’utilisation, pas besoin de créer un compte, appels audio et vidéo, partage d’écran, chat écrit, fonctionnalités de réunion de base, personnalisation possible.
Inconvénients : Moins de fonctionnalités avancées par rapport à d’autres outils, pas d’intégration native avec d’autres outils de productivité, moins de contrôle sur la sécurité et la confidentialité des données.
Gather.Town
Points de distinction : Offre une expérience virtuelle interactive dans un environnement spatial.
Avantages : Expérience immersive et interactive, possibilité de créer des espaces personnalisés, interactions visuelles en temps réel, chat écrit, possibilité de gérer des événements, intégration avec d’autres outils.
Inconvénients : Moins adapté pour les réunions formelles, courbe d’apprentissage nécessaire pour les nouveaux utilisateurs, moins de fonctionnalités avancées de communication par rapport à d’autres outils.
Airmeet
Points de distinction : Plateforme dédiée à l’organisation d’événements en ligne, offrant des fonctionnalités pour les réunions, les conférences et les sessions de réseautage.
Avantages : Fonctionnalités spécifiques pour les événements en ligne tels que les sessions de réseautage, les conférences ou les tables rondes virtuelles, chat écrit, appels audio et vidéo, intégration avec d’autres outils.
Inconvénients : Plutôt axé sur les événements et les conférences que sur les réunions régulières, interface parfois complexe pour les utilisateurs occasionnels, abonnement payant nécessaire pour certaines fonctionnalités avancées.
Google Meet
Points de distinction : Intégré à l’écosystème Google.
Avantages : Intégration transparente avec les autres outils Google tels que Google Calendar et Google Drive, chat écrit, appels audio et vidéo, partage d’écran, possibilité de planifier et d’organiser des réunions directement depuis Google Calendar.
Inconvénients : Réservation de certaines fonctionnalités avancées aux utilisateurs payants, moins de personnalisation et de fonctionnalités avancées par rapport à d’autres outils de visioconférence, sécurité et confidentialité remises en question dans le passé.
Discord
Points de distinction : Plateforme de communication axée sur la communauté, initialement conçue pour les joueurs, elle offre des fonctionnalités de chat textuel et vocal.
Avantages : Chat textuel et vocal, création de serveurs pour des communautés spécifiques, personnalisation avancée des canaux, intégration avec des bots pour des fonctionnalités personnalisées, gratuit avec des fonctionnalités de base.
Inconvénients : Interface orientée vers les jeux vidéo, peut manquer de fonctionnalités de collaboration avancées pour un usage professionnel, parfois perçu comme moins formel pour les réunions d’entreprise.
Tableaux blancs virtuels
Les outils de tableaux blancs virtuels sont des ressources essentielles pour animer des séances d’idéation à distance ou en hybride. Ils offrent un espace virtuel interactif où les participants peuvent collaborer en temps réel, générer des idées, les organiser et les partager. Ces logiciels favorisent la créativité et la collaboration, en permettant aux utilisateurs de dessiner, d’écrire, d’ajouter des post-it virtuels et de travailler ensemble, indépendamment de leur emplacement géographique. Les tableaux blancs virtuels sont couramment utilisés dans la méthode de conception centrée sur l’utilisateur, offrant une plateforme immersive qui facilite l’intelligence collective et la gestion efficace des sessions d’idéation. De plus, la majorité de ces tableaux blancs virtuels peuvent également être utilisés sur un TBI (tableau blanc interactif) avec une séance en présentiel, permettant dans ce cas de faire la transition entre les traditionnels “post-it” et les tableaux blanc virtuels. Dans cet article, nous explorerons plusieurs outils de tableau blanc virtuel, en mettant en avant leurs fonctionnalités clés et leurs avantages, afin de vous aider à choisir celui qui correspond le mieux aux besoins spécifiques de votre équipe et à vos objectifs d’idéation.
| Outil | Coût | Nombre de visiteurs | Avantages spécifiques | Fiche Infos |
|---|---|---|---|---|
| Klaxoon | - Compte gratuit disponible mais limité
À partir de 24,90€/mois/membre |
5 en gratuit Jusqu’à 300 pour les comptes payants | Bibliothèque de templates, rapports instantanés | |
| Mural | – Compte gratuit disponible mais limité – À partir de 9,99$/mois /membre |
Jusqu’à des milliers | Grande variété de modèles, intégration avec d’autres outils | |
| Miro | – Compte gratuit disponible mais limité – À partir de 8$/mois /membre |
Jusqu’à des milliers | Collaboration en temps réel, bibliothèque d’éléments graphiques, intégration avec d’autres outils, des fonctionnalités d’intelligence artificielle | |
| Stormboard | – Gratuit mais limité – À partir de 10$/mois /membre |
Jusqu’à 5 visiteurs en gratuit | Rapports instantanés, exportation vers Word, Excel et PowerPoint | |
| Sketchboard | – Gratuit mais limité – À partir de 7$/mois /membre |
Jusqu’à 5 visiteurs en gratuit | Focus sur le développement de logiciels, interface simple et intuitive | |
| Inko | À partir de 1,99$/mois | Jusqu’à 12 appareils | Collaboration en utilisant plusieurs appareils Apple, idéal pour les projets créatifs et les réunions interactives | |
| Jamboard | Gratuit avec compte google | 50 | Intégration avec les outils Google, collaboration en temps réel, facilité d’utilisation |
Il est important de noter que les prix et les fonctionnalités des outils peuvent varier en fonction des plans d’abonnement et des besoins spécifiques de votre équipe. Il est recommandé de consulter les sites web officiels de chaque outil pour obtenir les informations les plus récentes et détaillées sur les tarifs et les fonctionnalités disponibles.
Rédaction collaborative
Les logiciels de rédaction collaborative sont des outils en ligne qui permettent aux utilisateurs de travailler ensemble sur un document en temps réel. Les utilisateurs peuvent créer, éditer et commenter le même document, peu importe où ils se trouvent dans le monde. Les fonctionnalités de ces logiciels incluent la possibilité de suivre les modifications, d’ajouter des commentaires, de discuter en temps réel avec les autres participants, et d’organiser le document avec des titres, des sous-titres et des listes à puces. Les logiciels de rédaction collaborative sont souvent utilisés pour faciliter la communication et la collaboration entre les membres d’une équipe de travail sur un même document.
Les logiciels de rédaction collaborative sont des outils en ligne qui permettent aux utilisateurs de travailler ensemble sur un document en temps réel. Les utilisateurs peuvent créer, éditer et commenter le même document, peu importe où ils se trouvent dans le monde. Les fonctionnalités de ces logiciels incluent la possibilité de suivre les modifications, d’ajouter des commentaires, de discuter en temps réel avec les autres participants, et d’organiser le document avec des titres, des sous-titres et des listes à puces. Les logiciels de rédaction collaborative sont souvent utilisés pour faciliter la communication et la collaboration entre les membres d’une équipe de travail sur un même document.
| Outil | Coût | Nombre de visiteurs | Avantages spécifiques | Fiche infos |
|---|---|---|---|---|
| Google Docs | Gratuit avec Google Drive< | Collaboratif en temps réel, nombre illimité | Édition en temps réel, intégration avec d’autres outils Google, stockage en ligne, modèles de documents | |
| Microsoft Word Online | Inclus dans Office 365 [1] | Variable | Intégration avec la suite Microsoft Office, stockage en ligne, collaboration en temps réel | |
| Overleaf | Gratuit de base [2] | Variable | Éditeur LaTeX collaboratif, partage de projets, prise en charge de LaTeX, idéal pour la rédaction de documents scientifiques |
Autres outils collaboratifs
Il existe une variété de logiciels disponibles pour faciliter la conception, la communication et la collaboration lors d’une séance d’idéation en ligne. Certains de ces logiciels permettent la création de contenu interactif et visuel, tels que des présentations, des infographies et des visuels graphiques. D’autres offrent des outils pour la collecte de feedback en temps réel et l’engagement du public, tels que des quiz interactifs et des sondages en ligne. Ces logiciels peuvent être utilisés en combinaison avec les tableaux blancs virtuels et les logiciels de rédaction collaborative pour stimuler la créativité, faciliter la communication et encourager la collaboration lors d’une séance d’idéation en ligne. Voici quelques outils ayant été conseillés lors de nos échanges avec des facilitateurs, sans citer les outils classiques de sondage ou de présentation de Microsoft ou de Google. Cette liste non-exhaustive reprends quelques solutions gratuites de base, mais ayant parfois des fonctionnalités avancées payantes :
Nous allons explorer 4 cas pratiques d’utilisation (use case) qui démontrent comment les logiciels de communication, de tableau blanc virtuel et de rédaction collaborative peuvent aider à faciliter les différentes étapes de la pensée design, y compris l’idéation, la visualisation, la communication et la collaboration.
Use case #1 : Séance d’idéation
Une séance d’idéation dans le cadre du design thinking implique généralement un groupe d’individus qui réfléchissent et génèrent des idées pour résoudre un problème particulier, ou du moins, apporter des pistes de réflexion ou de solution. Lorsqu’elle est réalisée à distance via des logiciels tels que Teams et Mural, la session peut toujours être efficace, même si l’approche diffère quelque peu.
La première étape consiste à organiser une réunion virtuelle via Teams, à laquelle les participants peuvent se joindre à partir de leurs lieux respectifs. En début de la réunion, il est courant de réaliser un « ice breaker » afin de faire le tour des participants sur un sujet léger : Humeur du jour, météo du jour, la photo qui représente notre esprit du jour (photolangage), le bonhomme Lego/Playmobil qui nous correspond le plus… (Voir les exemples de emydigital, beekast getyellow,... )
Les participants sont invités a indiquer quel personnage exprime le plus leur humeur du jour grâce au mur d’humeur ou l’arbre à personnages.
Après cette étape de ice-breaker, l’énoncé du problème ou du défi est partagé avec le groupe afin d’établir une compréhension claire de ce qui doit être résolu. Cela peut se faire à l’aide d’un document partagé ou d’un tableau blanc dans Teams.
Une fois le problème défini, les participants peuvent utiliser le logiciel d’idéation, tel que Mural, pour générer et partager leurs idées visuellement. Le tableau Mural peut être configuré pour permettre à chaque participant d’ajouter ses idées, et le groupe peut discuter et développer les idées de chacun en temps réel.
Pendant la session d’idéation, il est essentiel d’encourager les participants à sortir des sentiers battus et à générer autant d’idées que possible sans jugement ni critique. L’objectif est de générer un large éventail d’idées qui pourront être affinées et évaluées ultérieurement.
Une fois la session d’idéation terminée, les idées peuvent être examinées, affinées et regroupées sur la base de thèmes ou de modèles communs. Le groupe peut alors établir un ordre de priorité et sélectionner les meilleures idées pour aller de l’avant dans le processus de réflexion sur la conception.
Dans l’ensemble, une session d’idéation menée à distance via des logiciels tels que Teams et Mural peut être un moyen efficace de générer des idées et de collaborer avec une équipe géographiquement dispersée. Le logiciel permet une collaboration en temps réel et peut être un outil utile dans le processus de réflexion sur la conception.
Use case #2 : rédaction collaborative post-séance d’idéation ou de réunion
Suite à une séance d’idéation productive, marquée par la génération d’idées novatrices et de solutions créatives, le défi est de pouvoir rassembler tout ce qui a été dit, généré et échangé en déformant et oubliant le moins d’éléments. Il est alors important de bien s’outiller pour continuer à collaborer efficacement pour la rédaction du compte rendu et le suivi des idées discutées.
Considérons le cas où la personne ayant pris les notes de la séance prend l’initiative de créer un premier jet de la structure du document Google Docs, capturant ainsi les grandes lignes des idées échangées, joignant des captures d’écrans et autres informations importantes. Consciente de la nécessité de l’expertise collective, elle invite ses collègues à contribuer.
Les autres membres de l’équipe sont notifiés de la disponibilité du document. Ils relisent, ajoutent des détails, des commentaires suggèrent des modifications et posent des questions pour clarifier certains points. Les contributions des différents membres enrichissent le document au fil de leurs révisions. Comme ce document est partagé entre tous, et qu’ils y ont accès en parallèle, ils peuvent voir en temps réel les modifications, commentaires et questions de chacun. Ce qui permet d’y répondre et de travailler en parallèle dans un même document. Cela augmente l’efficacité des échanges et la rapidité à avancer sur le rapport.
L’utilisation de Google Docs facilite cette collaboration post-séance. Voici comment :
En conclusion, Google Docs transforme la rédaction du compte rendu post-séance en un processus fluide et collaboratif. L’exploitation de ces fonctionnalités permet à l’équipe de convertir efficacement les idées générées lors de l’idéation en un document finalisé, prêt à être partagé en externe ou utilisé pour les étapes suivantes du projet.
Use case #3 : travailler en sous-groupe
Au sein d’une équipe distante, ou tout simplement lors d’un événement plus large, il est parfois essentiel de diviser les activités en sous-groupes traitant des problématiques distinctes. Cependant, la gestion de ces sessions parallèles peut devenir complexe sans un outil adapté. C’est là que Gather.town, une plateforme d’événements virtuels innovante, se révèle être une solution efficace pour faciliter ce processus.
Gather.town, en tant que plateforme immersive, offre la possibilité de créer des espaces 2D personnalisés où les participants peuvent se déplacer librement d’un sous-groupe à un autre, facilitant ainsi la collaboration dans des environnements virtuels.
Dans un premier temps, l’animateur crée des salles virtuelles distinctes, chacune dédiée à une problématique spécifique. Chaque salle représente un sous-groupe travaillant sur une tâche particulière.
Ensuite, les participants sont invités à rejoindre les salles correspondant à leurs domaines d’expertise, leurs intérêts ou leurs préférences. À l’aide d’avatars personnalisables, ils peuvent naviguer librement dans l’environnement virtuel de Gather.town pour participer aux discussions, mais aussi de pouvoir changer de salles.
À l’intérieur de chaque salle, les participants utilisent les outils intégrés, tels que les tableaux blancs interactifs et les post-it virtuels, pour collaborer en temps réel, générer des idées et résoudre les défis spécifiques à leur sous-groupe.
Le facilitateur peut se déplacer virtuellement entre les salles pour observer les progrès, offrir des conseils et favoriser la cohésion globale des idées générées.
Une fois les sessions d’idéation terminées, le facilitateur utilise la fonction de rapport de Gather.town pour compiler et partager avec l’ensemble de l’équipe les idées générées dans chaque salle.
Gather.town offre un environnement dynamique et interactif qui stimule la créativité et la collaboration, même lorsque les participants sont géographiquement dispersés. Cette solution innovante permet aux participants de naviguer de manière ludique entre les sous-groupes, facilitant ainsi le processus d’idéation.
Use case #4 : collaboration sur le business model canvas
La cartographie des différentes composantes d’un modèle d’entreprise, que ce soit pour une entreprise existante ou en phase de lancement, peut souvent être un défi, en particulier lorsque les membres de l’équipe sont géographiquement dispersés. Il est crucial de réfléchir ensemble pour construire et remplir le Business Model Canvas (BMC) de manière collaborative. Miro, en tant que plateforme de tableau blanc en ligne, se présente comme une bonne solution pour cette tâche.
L’équipe crée un tableau Miro et intègre le modèle du Business Model Canvas comme point de départ depuis la librairie de modèles : https://miro.com/fr/modeles/business-model-canvas/ .
À l’aide de post-it virtuels, l’équipe, qu’elle soit physiquement présente ou à distance, identifie et cartographie les segments de clientèle, la proposition de valeur, les flux de revenus, et la structure des coûts du modèle d’entreprise.
Il se peut qu’à certains moments les membre de l’équipe ne soient pas d’accord. La fonction de vote de Miro peut être utilisée pour hiérarchiser les idées et concepts. Les membres de l’équipe votent pour les éléments les plus pertinents, orientant ainsi l’attention vers les aspects les plus importants du modèle d’entreprise.
Tout changement ou retour d’information peut être intégré à tout moments au tableau Miro, permettant une itération continue et un affinement du Business Model Canvas.
Dans un environnement hybride, où certains membres de l’équipe sont à distance et d’autres au bureau, Miro facilite la collaboration transparente. Accessible depuis n’importe quel endroit avec une connexion internet, Miro permet aux équipes de travailler en temps réel ou de manière asynchrone, créant une compréhension commune du modèle d’entreprise. Cet outil puissant accélère l’itération, la collaboration, et favorise l’atteinte des objectifs commerciaux dans un contexte de travail hybride.
En conclusion, la communication, les tableaux blancs virtuels et les outils d’écriture collaborative sont essentiels pour qu’un animateur puisse gérer efficacement une session d’idéation. Ces outils peuvent permettre au facilitateur de s’engager avec les participants, de créer un environnement collaboratif et de gérer efficacement le processus d’idéation, quel que soit le lieu ou le contexte. Lorsqu’ils sont utilisés efficacement, ces outils peuvent aider le facilitateur à orienter la session d’idéation vers la création de solutions innovantes qui répondent aux besoins de l’utilisateur. Bien que la technologie puisse être une aide précieuse, il est important de se rappeler que les interactions humaines et la collaboration sont toujours au cœur du processus de réflexion sur la conception. Par conséquent, le facilitateur doit trouver un équilibre entre l’utilisation de la technologie pour améliorer le processus d’idéation tout en donnant la priorité aux connexions et aux interactions humaines. En fin de compte, avec les bons outils et les bonnes techniques, une séance d’idéation par la pensée design peut être un moyen très efficace de générer des solutions innovantes à des problèmes complexes.
Le sujet vous interpelle, vous voulez en savoir plus, aller plus loin, vous avez besoin d’un support à ce sujet… Les équipes du CLICK, de Design Innovation/Centre de compétence Forem Business et du CETIC sont à votre écoute. Contactez-nous !
CLICK : info@le-click.be
CETIC : info@cetic.be
[1] Veuillez noter que les coûts de Microsoft Word Online dépendent de l’abonnement à Microsoft Office 365, qui offre différentes options tarifaires en fonction des besoins de l’utilisateur.
[2] Les coûts d’Overleaf dépendent du niveau d’abonnement choisi, avec une option gratuite de base et des abonnements payants pour des fonctionnalités avancées
Remerciements : Nous tenons à remercier toutes les personnes qui de près ou de loin ont apporté leurs connaissances et expériences pour nous aider à construire cet article. De nombreux facilitateurs et participants à des séances de facilitations nous ont permis de cibler les outils les plus pertinents pour cet article. Il est impossible de tous les citer, mais merci aux facilitateurs du CETIC et du CLICK, à Geneviève Richez, Priscilla Génicot, Jonathan Pardo, au collectif de facilitateurs « Wonderfools »…
Cet article a été réalisé dans le cadre du projet IDEES dans le cadre de la programmation FEDER 2014-2020 et dans le cadre du projet Hub Créatif Charleroi Métropole de la programmation FEDER 2017-2023.