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L’IT pour maîtriser ses processus métiers

Modélisation des processus optimisée au profit des entreprises

Les processus métiers (Business Process) régissent le fonctionnement de la plupart des entreprises. Un support IT est devenu indispensable pour en assurer une gestion efficace et permettre leur évolution. Un tel support n’est possible que si ces processus sont adéquatement cartographiés et documentés.
L’article suivant donne quelques pistes à propos des points clefs et des précautions à prendre dans une telle démarche qui implique de la modélisation.

La modélisation des processus est une activité maîtrisée par la plupart des analystes. Elle tend cependant à se dérouler dans une perspective projet plutôt que d’être consolidée dans une perspective long terme d’architecture d’entreprise. Modéliser ses processus permet d’évoluer d’une conception orientée « document » vers une conception orientée « modèle » et constitue aussi un premier pas vers la planification de leur évolution.

Nous examinons quelques questions clefs relatives aux notations, outils et mise en œuvre.

Quelles notations ?

La notation n’est en soit pas un problème majeur. La plupart des notations orientées workflow disposent d’un large tronc commun avec les notions de rôle, de couloir d’activité et de point de décisions.
On privilégiera cependant des notations standardisées et ayant un bon support outillé (diagrammes d’activités UML, BPMN, EPC…). Celles-ci seront d’ailleurs souvent utilisées en complément avec des notations permettant de capturer la structure du domaine (diagrammes de classes) de l’organisation (organigramme). Certaines notations sont moins complexes et plus faciles d’accès, notamment les EPC (Event Process Chain). Elles pourront être privilégiées en fonction du profil des modeleurs. Un point important pour les processus complexes est la possibilité de décomposition/structuration des processus en sous-processus.

Quels outils ?

Concernant l’outillage, nous ne pointerons pas un outil par rapport à un autre, il importe de tenir compte de critères tels que :

  • privilégier un outil unique ou un petit nombre d’outils supportant les notations requises pour éviter les soucis d’intégration ;
  • l’outil doit disposer d’une base de données solide permettant de passer à l’échelle, supporter le travail concurrent, les droits d’accès (lecture/écriture/appartenance des processus…), versioning ;
  • l’outil doit disposer d’une bonne possibilité de génération de document, celle-ci constituant une valeur ajoutée importante et permettant de considérer la base de données comme le référentiel.

Comment mettre en œuvre ?

Les modèles ont un cycle de vie : il faut les produire, les exploiter, et les mettre à jour de manière consistante et efficace pour disposer d’un gain par rapport à l’effort lié à leur manipulation et à la production de documents.
Le processus est le plus intéressant quand on le considère dans une perspective globale d’architecture d’entreprise mais peut commencer par un ancrage dans un ou plusieurs projets stratégiques. Les moments clefs de mise à jour sont les suivants :

  • les modèles as-is et to-be sont réalisés classiquement dans les phases d’analyse des projets. En régime, le modèle as-is est déjà disponible (extrait du modèle d’entreprise à jour) ;
  • lors de la finalisation d’un projet, le to-be réalisé est mis à jour (en versionnant les versions antérieures) et les aspects impactés dans l’architecture d’entreprise sont mis à jour ;
    La base de modèles est exploitée à divers moments : production des livrables classiques (SRS, architecture, plan de test…) mais également lors de prise de décisions stratégiques sur le système global.

Deux exemples concrets

Le CETIC a été impliqué dans deux mises en œuvre importantes.

Il s’agit d’une part de la Deutsche Bank Belgique dont le département IT gère de nombreux projets en parallèle avec les dépendances et recouvrements.
Le travail portait à la fois sur les projets (as-is/actuel vs to-be/futur) et sur la vue d’architecture d’entreprise. Deux outils ont été utilisés conjointement (Enterprise Architect pour les modèles d’information, exigences, architecture et un second outil spécialisé dans les processus métiers). Les deux outils disposent chacun de leur base de données. Un point important a été de bien documenter le processus : quel rôle est responsable de quel modèle, dans quel document du processus ce modèle est-il utilisé. Ce processus a lui-même été modélisé dans l’outil Enterprise Architect et documenté au moyen de templates, guidelines et exemples afin de favoriser son adoption.

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Exemple de processus de formation modélisé en EPC.

Un second déploiement concerne l’ONE qui doit mettre en œuvre de nombreux processus liés aux consultations prénatales et pour nourrissons, ainsi que l’accueil d’enfants dans des structures telles que les crèches. Les notations EPC ont été choisies pour les processus et des guidelines de modélisation ont été définies pour assurer la cohérence de la modélisation au sein de l’ONE. L’outil ARIS a été sélectionné pour la variété de modèles supportés et pour son intégration dans un cycle complet de développement SOA. Des scripts de génération de documents ont également été développés sur mesure pour l’ONE. Sur cette base, une démarche de cartographie de haut niveau a été mise en œuvre et une modélisation complète réalisée sur un projet stratégique de rénovation de l’IT d’un des départements de l’ONE.

Conclusion

La mise en œuvre d’une base de modèles a indéniablement des avantages. Si elle est bien adaptée à de grosses organisations, sa mise en œuvre peut s’envisager à plus petite échelle. L’expertise du CETIC en la matière est à la disposition de toute entreprise intéressée.