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EXTRA, la gestion de la connaissance à portée de main

Parmi les activités de production de logiciels informatiques, la capitalisation des acquis est trop souvent ignorée. Être capable de gérer la connaissance acquise par les collaborateurs lors des projets est pourtant crucial pour une PME. Voici un statut du projet EXTRA et comment ce projet compte apporter des solutions pragmatiques...

Contexte

EXTRA est un projet de recherche européen (CORNET) dont le but est d’aider les PMEs européennes qui développent du logiciel à utiliser des pratiques de développement et de livraison qui les rendent plus compétitives au niveau européen et international.

En matière de développement logiciel, de nombreuses initiatives pour l’amélioration de la qualité des logiciels produits sont mises en œuvre. En effet, la plupart des projets de développement logiciels sont confronté à des mauvaises estimations de budget, des dépassements importants des coûts et des délais et à un manque de qualité. Récemment l’utilisation de la gestion de la connaissance a été investigué. Il s’agit principalement d’enregistrer des retours d’expérience suite aux projets, tant au niveau des succès que des échecs. L’idée est qu’il est important d’apprendre de ses expériences.

Il y a beaucoup à faire afin d’améliorer l’efficacité, la qualité des produits et la satisfaction des clients, notamment en utilisant les expériences précédentes, ainsi qu’en maintenant et raffinant constamment la compétence accumulée par la société.

Malheureusement, les approches existantes pour la gestion de la connaissance se concentrent principalement sur les solutions accessibles aux grandes entreprises. Celles-ci peuvent supporter le coût d’une infrastructure pour la gestion de la connaissance, par exemple, des processus et des outils permettant une analyse rigoureuse des projets passés.

Les PMEs n’ont, généralement, pas la possibilité d’investir du temps et de l’argent dans de grandes infrastructures. Elles se concentrent sur la livraison de logiciels sans accorder beaucoup d’attention à l’établissement de méthodes, préférant utiliser des méthodes de développement faites maison.

Objectifs

EXTRA a donc pour but de produire un ensemble d’outils méthodologiques pratiques et directement utilisables par les PMEs. Ces outils se baseront, d’une part, sur des recherches plus théoriques en la matière et, d’autre part, ils exploiteront les retours d’expériences des PMEs en matière de transfert et de gestion de connaissance dans le domaine du développement de produits logiciels. Le résultat du projet sera constitué d’outils méthodologiques : description de la méthode, templates, formations,...

Ce projet de recherche suit la méthodologie « Action Research ». Dans cette méthodologie, les chercheurs et les utilisateurs travaillent conjointement dans le but de développer et tester des innovations dans un contexte local. Cela signifie un processus itératif d’apprentissage dans lequel les chercheurs et les partenaires (PMEs) collaborent pour rechercher, comprendre et résoudre des problèmes pour lesquels ils ont un intérêt commun. Ce processus assure l’engagement des acteurs, ainsi que, la qualité et la pertinence des activités de recherche.

Statut

La première étape du projet EXTRA était de collecter la compréhension et l’expérience actuelle des PMEs partenaires du projet (en Belgique il s’agit de NSI, Océ Software Laboratories, DocLedge, ADEHIS et Evadix).

Le questionnaire a été élaboré par le CETIC et SINTEF (équivalent norvégien du CETIC) et collectait les informations suivantes :

  • signalétique de l’entreprise
  • méthode de développement actuelle et future
  • intérêt actuel et futur pour certaines stratégies de gestion de la connaissance

Ce questionnaire a été conçu de manière à ce qu’une entreprise n’ayant aucune notion de la gestion de la connaissance puisse y répondre.

Les questions étaient groupées de manière à faire collecter les intérêts actuels et futurs pour 5 grandes catégories de stratégies de gestion de la connaissance. Le but étant de réaliser l’étude du passage entre l’intérêt actuel et l’intérêt futur (« gap analysis »).

Les 5 approches de gestion de la connaissance retenues sont :

  1. approche système : cette approche utilise un système d’information (souvent une base de connaissance, un intranet, ou un wiki) pour codifier la connaissance. Il est possible d’insérer des articles et de questionner le système à l’aide de questions ou de mots clés pour trouver des articles ou des réponses aux questions.
  2. approche cartographique : cette approche utilise aussi un système informatique le plus souvent, mais, ne codifie pas la connaissance sous forme d’articles. Il s’agit d’un annuaire (souvent appellé « who’s who » ou « pages jaunes ») qui renseigne sur « qui connaît quoi dans l’entreprise ».
  3. approche processus : cette approche codifie la connaissance en décrivant les procédures à suivre pour réaliser les tâches assignées à tel ou tel rôle. (cfr. ISO 9001)
  4. approche organisationnelle : cette approche utilise le réseautage (networking) inter ou intra-entreprise. Il s’agit bien souvent de groupes de discussion dans lesquels les membres partagent leurs expériences et présentent des sujets en rapport avec leurs domaines d’intérêt.
  5. approche spatiale : cette approche est la plus particulière. Il s’agit d’agencer l’environnement de travail afin de susciter et d’encourager les échanges. Il peut s’agir de pièces dédiées aux discussions informelles, ou d’une machine à café où peuvent naître des discussions, des idées voire des projets pour l’entreprise.

Les résultats (encore partiels) des PMEs belges ont été combinés avec les résultats des PMEs de Chypre et de Norvège. Ils ont été présentés lors de la réunion de synchronisation à Limassol, Chypre en septembre 2008.

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Résultat de l’enquête.

On remarque que l’approche « spatiale » suscite le moins d’intérêt et notamment en Belgique avec une envie de réduire l’utilisation de cette approche (score négatif dans le « gap analysis »). Sur base de ces mêmes résultats, les approches « système », « processus »et « organisationnelle » ont reçu le plus d’intérêt.

De plus, les remarques et questions posées par les entreprises participantes ont été collectées. Le projet EXTRA entend répondre à ces demandes en produisant un guide pratique (handbook) contenant le retour d’expériences des entreprises participantes mais aussi les résultats de recherche appliquée dans le domaine de la gestion de la connaissance.

Suite du projet

La table des matières du guide est en cours de finalisation et la rédaction des techniques a commencé. Le CETIC a en charge la rédaction de 3 chapitres :

  1. approche système : comment encourager les collaborateurs à diffuser leur connaissance
  2. approche processus : comment extraire la connaissance à partir de produits existants (documents, rapports, etc)
  3. approche organisationnelle : comment encourager la création de réseauteurs (personnes qui connaissent qui contacter pour telle ou telle question)

La prochaine réunion de synchronisation du projet aura lieu au CETIC les 10 et 11 décembre. Durant la matinée du 11 décembre (10h-12h), un rendez-vous avec les entreprises est prévu. Ce sera l’occasion pour les entreprises participantes de se rencontrer, de bénéficier des présentations des premiers résultats, et d’assister aux présentations des chercheurs à la pointe du domaine de la gestion de la connaissance (SINTEF, Norvège).

Appel à participation

Les entreprises intéressées par le partage de votre expérience en matière de gestion de la connaissance, ou intéressées par l’expérimentation de techniques de gestion de la connaissance au sein de votre entreprise, sont invitées à prendre contact avec Frédéric F. MONFILS au 071-490 736.

Quelques informations sur le projet :

  • EXTRA, EXperience TRAnsfer and Knowlegde Management is SMEs developing and delivering software products
  • Démarrage : mai 2008
  • Durée : de 24 mois.
  • Partenaires : ICT Norway (Norvège), CITEA (Chypre) et CETIC (Belgique)
  • Site web : www.cornet-extra.eu