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EXTRA, comment améliorer vos pratiques de développement en analysant vos projets passés ?

Les projets terminés constituent une bonne source d’information pour améliorer ses pratiques de développement. Le projet EXTRA propose une technique permettant d’exploiter cette information dans ce but d’amélioration continue. Découvrez comment des entreprises wallonnes (telles que NSI, Docledge, Océ Software Laboratories et BSB), mais aussi norvégiennes et chypriotes ont mis en œuvre cette technique dans le cadre de ce projet de recherche.

Dans notre newsletter du mois de novembre 2008, nous avons présenté le projet EXTRA et sa méthodologie de recherche particulière qui consiste à impliquer directement les PMEs dans la recherche et à valider les résultats en cours de projet. EXTRA a pour but de produire un guide pratique (handbook) de techniques de gestion de connaissances qui peuvent être facilement mises en œuvre au sein des PMEs.

Contexte

EXTRA est un projet de recherche européen (CORNET) dont le but est d’aider les PMEs européennes qui développent et qui délivrent du logiciel à utiliser des pratiques de développement et de livraison qui les rendent plus compétitives aux niveaux européen et international.

Durant la première année, différentes techniques ont été décrites sur base du retour d’expérience d’entreprises. Les techniques ont été validées une première fois lors d’une rencontre organisée en décembre 2008 au CETIC entre les partenaires de recherche (Sintef, Inteliscape, Citea) et les entreprises wallonnes partenaires du projet (NSI, DocLedge, Océ Software Laboratories et BSB). Des commentaires très constructifs ont été récoltés et ont permis d’améliorer les descriptions de ces techniques.

Dans une deuxième phase, certaines techniques ont été implémentées afin de vérifier leur adéquation auprès des PMEs. Ceci a permis de récolter des commentaires et des pistes d’améliorations concrètes en phase avec la réalité des PMEs et de leurs besoins en matière de gestion et de partage de connaissances.

Une rencontre de synchronisation a eu lieu en mai 2009 durant laquelle les commentaires ont été analysés, synthétisés et intégrés. Ces commentaires sont progressivement intégrés dans les techniques, ce qui complétera la deuxième version du guide EXTRA.

Parmi les techniques présentées, la Rétrospective de Projet a été très appréciée et est décrite dans la suite de cet article.

Objectif

La technique de Rétrospective de Projet est un moyen simple et souvent efficace de partager les connaissances à la fin d’un projet ou d’une étape importante du projet. La revue des projets est en général onéreuse et demande du temps que les employés n’ont pas. Cette technique fournit une méthode rapide d’amélioration des pratiques internes qui ne nécessite pas l’appel à des consultants externes.

Cette technique se met en place sous forme d’un workshop. Le but de cette technique est d’extraire les informations pertinentes du projet et de les mettre à disposition des membres du projet, mais aussi à disposition de l’entreprise. Ceci dans une optique d’amélioration continue des pratiques de l’entreprise.

Lors d’une Rétrospective de Projet, un workshop est organisé. Durant ce workshop, les différents participants du projet sont amenés à discuter du déroulement du projet. L’objectif étant de détecter les points positifs du projet, les points d’améliorations et d’en analyser les causes.
Le workshop s’appuye sur une méthode de brainstorming appelée KJ-method (du nom de son auteur Kawakita Jiro) qui invite les membres du groupe de travail à participer activement à l’élicitation des expériences positives et négatives du projet.

Chaque participant produit un ensemble de faits qu’il formule sur un post-it®. Les post-its® sont placés sur un tableau. Les idées ainsi produites sont ensuite passées en revue collectivement afin de vérifier leur signification et leur pertinence. Les posti-its® traitants d’idées relatives à un même concept sont groupés et des noms sont attribués aux différents groupes. Par exemple, un groupe « Absence de gestion de projet » est créé et regroupe les idées suivantes : « Absence de gestion de projet formelle », « pas de gestion de risque », « pas de planning des tâches »…

Grouper et trouver des noms adéquats aux concepts est une étape cruciale car elle permet d’identifier des éléments clés du problème. Ces derniers sont analysés et décortiqués à l’étape finale.
Cette dernière étape, les diagrammes de cause sont construits pour les éléments cruciaux. Ces diagrammes permettent de structurer et de modéliser les causes qui ont mené à l’élément en question. Les participants complètent par d’autres concepts et d’autres causes, si nécessaire.

La Rétrospective de Projet se termine par une session et un rapport de synthèse.

Pour résumer, la méthode de Rétrospective de Projet se déroule de la façon suivante :

  1. Introduction sur l’objectif du workshop
  2. KJ-session pour éliciter les aspects positifs
  3. KJ-session pour éliciter les aspects négatifs
  4. Analyse des causes de l’expérience négative la plus importante
  5. Analyse des causes de l’expérience positive la plus importante
  6. Rapport de synthèse

Statut

La phase de validation et d’implémentation de la méthode auprès des entreprises a permis d’identifier des pistes d’amélioration de la technique. Ces propositions ont été intégrées dans la deuxième version de la méthode. Parmi les propositions les plus relevantes, on peut noter les suivantes :

  • Proposer une méthode compacte plus légère lorsqu’il est impossible de dégager du temps pour une rétrospective normale
  • Adapter la méthode au cas d’équipes distribuées dans des sites géographiques différents.

Les pistes d’améliorations envisagées concernent l’utilisation d’une KJ-session électronique utilisant par exemple des outils de « mind mapping » distribués.

Les personnes et équipes qui ont participé à l’implémentation de cette technique l’ont trouvée pertinente et efficace. Ils ont été agréablement surpris par les résultats et par la façon constructive d’arriver à dévoiler des problèmes parfois sensibles.

Suite du projet

Le projet EXTRA est entré dans sa seconde phase.
Le CETIC a en charge :

  • La rédaction d’une nouvelle technique : Comment capturer les besoins des clients par investigation de scène (c’est-à-dire, là où les produits sont utilisés)
  • La rédaction d’un chapitre sur une méthode d’autoévaluation (self-assessment) des pratiques de gestion de connaissances dans l’entreprise. La méthode permettra aux PMEs d’avoir un aperçu objectif de leurs pratiques existantes, de leurs besoins en gestion et partage de connaissances et une aide dans le choix des techniques à mettre en place chez eux
  • La rédaction de la deuxième version de deux techniques : Comment réaliser un process guide et comment encourager la création de réseauteurs (Knowledge Brokers, c’est-à-dire des personnes qui mettent en contact les employés qui ont une question avec les employés qui pourront leur apporter une réponse)

La prochaine réunion de synchronisation du projet aura lieu à Chypre du 28 au 30 septembre. Les entreprises participant au projet y sont cordialement invitées.