Bureaux fermés ? Esprits ouverts !

Comment réaliser des activités de co-créativité malgré la distance ? Retour d’expérience des acteurs wallons de l’innovation collaborative.

En mars dernier, les entreprises ont dû s’adapter subitement à une distance imposée par le coronavirus Covid-19. De nombreux employés ont alors eu l’occasion de découvrir le télétravail en masse.
Une des conséquences de cette distanciation a été l’annulation des événements où un ensemble de personnes devaient se retrouver, et ceci comprenait les ateliers et autres formations de type collaboratif, rassemblant un ensemble d’acteurs du monde de l’innovation.
Comment l’écosystème s’est-il adapté à cette situation ? Quel a été l’impact du télétravail de masse sur la co-innovation ? Quels sont les problèmes rencontrés ?
Le digital est-il la solution ? Des solutions digitales ont elles été mises en place ? Y a-t-il des avantages à l’utilisation d’outils en ligne ? Quels sont les critères permettant d’évaluer la qualité d’un outil de co-innovation en ligne ?
Voici des exemples de questions que l’équipe COMET a posées à ses partenaires et collègues de la co-innovation.

Bureaux fermés ? Esprits ouverts !

Comment réaliser des activités de co-créativité malgré la distance ? Retour d’expérience des acteurs wallons de l’innovation collaborative.

En mars dernier, les entreprises ont dû s’adapter subitement à une distance imposée par le coronavirus Covid-19. De nombreux employés ont alors eu l’occasion de découvrir le télétravail en masse.
Une des conséquences de cette distanciation a été l’annulation des événements où un ensemble de personnes devaient se retrouver, et ceci comprenait les ateliers et autres formations de type collaboratif, rassemblant un ensemble d’acteurs du monde de l’innovation.
Comment l’écosystème s’est-il adapté à cette situation ? Quel a été l’impact du télétravail de masse sur la co-innovation ? Quels sont les problèmes rencontrés ?
Le digital est-il la solution ? Des solutions digitales ont elles été mises en place ? Y a-t-il des avantages à l’utilisation d’outils en ligne ? Quels sont les critères permettant d’évaluer la qualité d’un outil de co-innovation en ligne ?
Voici des exemples de questions que l’équipe COMET a posées à ses partenaires et collègues de la co-innovation.

Les Hubs créatifs, les Living Labs, les Universités, les acteurs de l’événementiel, de la formation et de la facilitation, ont répondu à nos sollicitations. Leurs retours sont nombreux et riches en expériences. Voici l’histoire de ces semaines mouvementées.

Un changement d’habitudes

Le 16 mars, la Belgique rentre en confinement, les citoyens sont priés de rester chez eux, sauf pour motifs impérieux, et seules les entreprises de première nécessité peuvent continuer leurs activités de façon “normale”.
Certes, c’est le 16 mars qui restera la date gravée dans l’histoire comme le jour où tout a basculé, mais pour les entreprises, les choses ont évolué en amont : réunions annulées, formations reportées, conférences postposées… comme nous l’explique Benoit Degrange, facilitateur chez Minke, la crise sanitaire avait déjà un impact sur l’organisation du travail de ces acteurs proches de leur public, proches des entreprises et des travailleurs, proches des citoyens en général.

Benoit Degrange, Facilitator think&make , MINKE

Les hubs et les livings labs, dont l’apport du citoyen est l’aspect central de leur processus de co-création, ont dû prendre le temps de réfléchir à la façon d’aborder les activités. Fallait-il adopter de nouvelles méthodes, de nouveaux outils ?
Le WeLL a préféré suspendre ses activités publiques (nous étions en avril lorsque nous les avons contactés, les choses ont sans doute évolué depuis). Le Hub créatif de Charleroi métropole a quant à lui pris le temps de la réflexion, a effectué des recherches afin de s’adapter, certains éléments prévus en présentiel ont été annulés, ou plutôt reportés, mais en parallèle les webinaires ont pu continuer à alimenter le processus de formation à l’innovation offert à sa communauté. Début mai, un premier atelier en ligne a pu être organisé, à l’attention des porteurs de projets.

Nathalie Van Goey nous explique que le Trakk, à Namur, a rapidement digitalisé son programme de soutien, et a adapté son programme d’accompagnement Trakk Innovation Trail pour aider les entreprises à se préparer pour « l’après covid-19 ». La soirée de lancement a donc été transformée en un webinaire gratuit pour le rendre accessible au plus grand nombre. Nous verrons plus bas les enseignements de Nathalie sur la dématérialisation de ce type d’évènements. Par ailleurs, le programme de 2 mois “dont l’objectif est d’accompagner les entreprises dans l’innovation centrée utilisateur, a également été adapté à notre monde économique actuel et incertain - Business as UNusual.” Le programme a été digitalisé, ce qui n’est pas sans conséquence sur son format. En effet il n’est pas confortable de rester une journée complète derrière l’écran pour suivre des présentations et échanger et il s’avère difficile de réseauter en petits groupes à la pause café.

Nathalie Van Goey, Gestionnaire de projet Trakk et conseillère d’entreprises au BEP

Le Mind and Market de Louvain-La-Neuve, événement qui connecte l’innovation au marché dans l’écosystème entrepreneurial local, est également un exemple de changement de méthode. Comme nous l’explique Martin Nera, c’est grâce à une équipe jeune et flexible que l’événement a pu avoir lieu, malgré toutes les adaptations qu’il a fallu opérer. Une stratégie de transition numérique était déjà en cours, elle a donc juste été mise en pratique plus vite que prévu. Et à la question “comment a évolué la fréquentation à l’événement ?”, la réponse est mitigée : “ce ne sont pas les mêmes indicateurs”. Peut-on comparer 1000 visiteurs dans un événement en présentiel à plus de 150 000 vues de vidéos et de likes sur les réseaux de l’évènement ?

Martin Nera, Chargé de projet chez Mind & Market

L’utilisation d’outils collaboratifs numériques

En termes d’outils, Benoit Degrange, de chez Minke, nous explique que la situation s’est rapidement transformée en opportunité de prendre le temps de se former aux différents outils en ligne. Nombreuses sont en effet les solutions de visioconférence, mais lesquelles permettent de gérer une séance d’intelligence collective ? Les règles d’engagement et de motivation sont-elles d’ailleurs les mêmes ?
Au CETIC, nous découvrons rapidement une autre manière de travailler, de nouvelles méthodes. Alors que nous invitions un très grand nombre de personnes à nous rejoindre dans nos locaux pour de grandes séances de brainstorming, il faut maintenant limiter le nombre de participants pour s’assurer d’être en mesure de gérer les interactions au sein du groupe. Les nouveaux outils apparus sur le marché nous offrent la possibilité de donner la parole à celui qui la demande, assurant l’équité dans cette prise de parole. Le tableau interactif permet par exemple à chacun d’apporter du contenu et de visualiser le résultat de l’exercice de co-création.

Bien que ces outils offrent de nombreuses opportunités de continuer à organiser ces travaux collaboratifs, à tous niveaux, la fracture numérique préexistante crée certaines difficultés dans le processus co-créatif. Ainsi, tous n’étaient pas préparés au télétravail forcé, et par conséquent, certains avaient une connexion internet trop faible, du matériel manquant, pas adapté ou mal configuré pour participer à des ateliers. Benoit nous fait remarquer que plus le temps va s’écouler, et plus l’écart va s’accroître entre les personnes ayant adopté les nouveaux outils collaboratifs dès le début du confinement, et celles qui retardent cette adoption et s’y mettront lorsque le télétravail et la collaboration à distance auront pris une importance considérable dans l’organisation du travail. Il semble judicieux de remplacer les traditionnels accueil et petit déjeuner de tout atelier qui se veut chaleureux, par un accueil et une mise à niveau technique de l’ensemble des participants. Il faut en effet s’assurer a minima que chacun entende et puisse se faire entendre.

C’est ici qu’entrent en jeu les acteurs de la formation, tel que Design Innovation qui a rapidement mis en place des formations en ligne autour des différents outils permettant d’animer des séances co-créatives à distance. Leur retour d’expérience a été compilé iciet nous apprend les bonnes pratiques en matière d’outils collaboratifs, la manière de bien prendre en main ces nouveaux moyens de collaborations, ainsi que les méthodes adaptées à la co-création à distance, aussi bien en tant qu’animateur qu’en tant que participants.

Continuer à apprendre malgré tout

L’enseignement n’est pas en reste durant cette période. Robert Viseur, professeur à l’UMons, nous explique que la façon de donner cours à distance est différente de celle de dispenser un cours de 2h en auditoire. Les interactions sont différentes et les supports également, les cours magistraux sont moins attrayants, peut être plus difficile à suivre, derrière un écran d’ordinateur. Les institutions académiques ont dû rapidement se coordonner sur les outils à utiliser. Les essais et surtout les retours des étudiants ont permis de mettre en place une méthode, “une sorte d’innovation itérative avec des rétroactions un peu comme du Design Thinking (mais sans les Post-it rigolos)”.

Robert Viseur, Professeur à l’UMons, économie créative - Formateur - Photographe.

Les enseignements importants de cette période

Quels sont les enseignements que les différents intervenants ont pu tirer de cette expérience, outre une formation aux outils numériques, parfois en marche forcée ?
Nathalie Van Goey nous explique :
“La digitalisation permet une plus grande couverture géographique, un accès facilité et un gain de temps pour les intéressés !
De plus, avec le replay, s’ils n’étaient pas libres au moment du webinaire, ils ont pu le regarder à leur aise à un autre moment.”

Benoit Degrange quant à lui nous conseille pour une bonne animation d’atelier un outil de visioconférence, un tableau interactif et un outil permettant l’interaction, tel qu’un chat ou encore un sondage, qui permet de briser la glace. Il faut privilégier la facilité !

Avec la digitalisation des échanges, c’est l’espace-temps qui est modifié, comme nous le fait remarquer Martin Nera. Il n’est plus nécessaire de gérer l’espace, plus de réservation de salle et d’espace de rencontre, pas d’aménagement. Le temps des échanges est également modifié : un événement qui se fait en 1 journée en présentiel peut être étalé sur plusieurs jours voir semaines dès lors qu’il est dématérialisé. C’est le cas du Mind and Market de Louvain-La-Neuve qui s’est étalé sur 39 jours.

Et maintenant ?

Et pour le post-covid ? Robert Viseur voit trois formes d’interactions à distinguer.
Les activités créatives resteront selon le professeur plutôt en présentiel pour des questions de facilité sur du travail non verbal, mais aussi pour des questions de confiance et de confidentialité. On peut également y ajouter une difficulté accrue concernant l’implication des participants. La mise en commun d’informations et les interactions ponctuelles pourront selon lui par contre rester virtuelles, quoique souvent le virtuel servira de prolongement au présentiel, comme cela était déjà pratique courante avant la crise sanitaire et le confinement.

Martin Nera relève une constante : le besoin des entrepreneurs et des porteurs de projets. Les gens ont toujours le besoin de réseauter, ont besoin de mettre leur expertise en avant, d’identifier et de se connecter aux fonds d’investissements… mais aussi de se rassembler, d’innover ensemble, de soutenir les initiatives et l’innovation. Ce qui change, c’est la priorité de certains besoins et objectifs, de façon conjoncturelle. Selon le coorganisateur du Mind and Market Louvain-La-Neuve, on s’oriente dès lors vers des microévénements, de maximum 10 ou 20 personnes. C’est le fait de relier entre eux ces microévènements qui permettra de (re)créer une communauté plus large.

Les visions du CETIC et de Martin se rejoignent, la situation nous offre des opportunités d’innovation à saisir, mais également des occasions de s’amuser avec ces nouvelles initiatives positives qui fleurissent, afin de surmonter les contraintes de ces nouvelles façons de travailler.

Au CETIC, le déconfinement sera très progressif, de nombreux ateliers et d’autres évènements sont déjà dans les cartons, l’expérience positive de ces derniers mois nous incite à prolonger la pratique du travail à distance. Reste à encourager les initiatives qui ambitionnent l’accompagnement des entreprises, des équipes, et des projets à mieux cohabiter dans ces nouvelles formes d’organisations du travail et de collaboration.